+358 40 8033 037 info@time2leanon.fi

Millaisia tunteita sana Prosessi sinussa herättää? Kylmät väreet kulkevat selkärangassa? Katselet seinille, kun joku ottaa prosessien kehittämisen puheenaiheeksi? Vai oletko innoissasi ja maltat tuskin odottaa, että pääset vaikuttamaan ja parantamaan yrityksen tai yhteisön toimintaa?

Prosessien mallintaminen ja kehittäminen ovat edelleen monelle lähinnä kirosana. Mietin usein, miksi näin on. Prosessien mallintamisessahan on pohjimmiltaan kyse yrityksen tai yhteisön toiminnan kuvauksesta – siitä, mitä ihmiset tekevät yksin tai yhdessä palvellakseen sisäistä tai ulkoista asiakasta. Jos yrityksessä on vakiintuneet toimintatavat, ei niiden kuvaaminenkaan ole vaikeaa. Prosessien kehittämisessä puolestaan on kyse arjen sujuvoittamisesta ja olennaiseen keskittymisestä. Näillä on suuri merkitys työn mielekkyyteen ja tuottavuuteen. Ketä ei kiinnostaisi tehdä työpäivistään parempia ja saada yritys tai yhteisö toimimaan paremmin asetettuja tavoitteita kohti?

Tee oikeita asioita. Tee asiat oikein.

Oleellisinta kannattavalle toiminnalle on tehdä oikeita asioita, ja tehdä ne oikein. Saatat ajatella, että meillä on kokenut tiimi, joka kyllä tietää, miten meillä asiat hoidetaan. Mutta ovatko ne totutut, ehkä jopa urautuneet, toimintamallit yrityksen tai yhteisön kannalta oikeita? Kun tarkastelet päivittäistä toimintaanne, mitä näet? Tehdäänkö teillä vain sellaisia tehtäviä, jotka auttavat yritystä tai yhteisöä menestymään, kasvamaan ja kehittymään asiakkaiden tarpeiden ja muuttuvan ympäristön paineessa? Vai kuluuko aikaa selvittelyyn, palaverista toiseen asioiden pyörittelyyn, tiedon etsimiseen, virheiden korjaamiseen ja odotteluun – kaikkeen sellaiseen, josta asiakkaasi ei ole valmis maksamaan? Jos keskitytte jo oleelliseen ja aikaa ei kulu virheiden korjaamiseen, olette todennäköisesti jo hyvässä vauhdissa jatkuvan kehittämisen ja parantamisen suhteen. Mutta työ kehittämisen parissa ei koskaan lopu, aina jokin toimintaympäristössäsi muuttuu tai asiakkaan tarpeet ja vaatimukset muuttuvat. Jos taas näet hukkaan heitettyä aikaa ympärilläsi, on aika kääriä hihat!

Ota ohjat käsiisi

Prosessi on kuvaus yrityksen koneiston toiminnasta. Siitä, miten eri toiminnot liittyvät toisiinsa ja miten kokonaisuus tuottaa palvelun tai tuotteen asiakkaalle. Kun sinulla on kuva edessäsi, voit yhdessä henkilöstösi kanssa tarkistaa, mihin aika kuluu ja mitä sillä saadaan aikaan. Yrityksen henkilöstöllä on valtava määrä tietoa siitä, miten yritys päivittäin toimii ja millaisia haasteita tulee vastaan, ja miten usein. Tämän tiedon perusteella saatte laadittua kartan, joka osoittaa, missä prosessinne vaiheessa ongelmat ja haasteet havaitaan.

Kun ongelmat on tunnistettu, on tärkeää ymmärtää niiden aiheutumisen perimmäiset syyt ja miettiä, miten ne poistetaan. Ongelma on ratkaistu vasta, kun perimmäinen syy on poistettu. Muuten hoidat ainoastaan oireita parantamatta varsinaista sairautta. Osallistamalla henkilöstöä yli organisaatiorajojen saat hyviä ideoita päivittäisen toiminnan kehittämiseen. Yhdessä poimitte näistä ideoista tärkeimmät toteutettaviksi ensin. Seuraa, miten toimintamuutokset vaikuttavat, ja tee uusi tarkistuskierros henkilöstön kanssa. Tuloksena saat sujuvammasta ja kannattavammasta prosessistasi ohjauspyörän, sekä sivutuotteena sitoutuneemman ja motivoituneemman henkilöstön!

Innostuitko? Ei muuta kuin toimeksi!

 

Toimintatapojen kehittäminen on avain yrityksen tai yhteisön menestykseen ja kykyyn reagoida muutoksiin.