+358 40 8033 037 info@time2leanon.fi

Muutamia vuosia sitten luin pojalleni lasten runokirjaa ”Ajan Hukkaa sanoi susikuski” (Laukkanen & Löhönen, Karisto). Tuo oivaltavia lauseita täynnä oleva kirja viihdytti silloin ja antaa edelleen ajattelemisen aihetta. Ajatko sinä Hukkaa ulos toimintamallistasi vai kyyditsetkö sitä ympäri organisaatiotasi? Oletko susikuski vai susi kuski?

Lean kirjoittelussa viitataan usein hukkaan*, asiakkaalle arvoa tuottamattomaan työhön, ja sen merkitykseen yrityksen toiminnan tehokkuudessa ja mahdollisuuksissa kehittyä. Ammattiliitto Pro:n tutkija Petri Palmu puhuu myös sähläyksestä, jonka resepti on liian pitkät työpäivät, turhat työt ja jatkuvat häiriöt. Pro:n työmarkkinatutkimukset kertovat, että sähläysaste vaihtelee toimialoittain 35 – 55 prosentin välillä. Toimihenkilötyössä sähläämiseen kuluu siis pahimmillaan yli puolet työajasta! Tarvitseeko asian olla näin? Mistä sähläys ja hukka syntyvät?

Kirjoitin aiemmin arjen sujuvoittamisesta ja olennaiseen keskittymisestä prosessien mallintamiseen ja kehittämiseen liittyvässä blogitekstissäni Prosessi kirosanasta ohjauspyöräksi. Yritys, joka ei keskity arvoketjuun, tulee sokeaksi erilaisille hukan muodoille ja kasvattaa huomaamattaan turhien töiden määrää. Iso osa viikoittaisesta työajasta käytetään sisäiseen raportointiin, tiedon etsimiseen, tiettyjen henkilöiden ajan ja vastausten odottamiseen, ongelmien selvittelyyn, virheiden korjailuun ja niin edelleen. Moni työpaikka toimii sähköpostiohjauksella ja palaverien voimalla. Ongelmaa pallotellaan henkilöltä toiselle sähköpostitse ja odotetaan vastauksia. Lopulta aikataulutetaan palaveri, jonka toteutumista todennäköisesti myös odotetaan kaikille sopivan ajan painuessa hamaan tulevaisuuteen. Sähläämisestä on tullut monelle se arkipäiväinen tapa toimia. ”Näin meillä asiat kuuluu hoitaa” sanoo susi kuski. Tässä kohtaa on syytä tarttua toimeen ja kääntää sähläystilastot laskuun.

Miten susi kuski muuttuu susikuskiksi, joka näyttää hukalle ovea

Jos huomaat kuljetelleesi hukkaa pitkin organisaatiotasi, peli ei ole vielä menetetty. Tehtävää voi olla paljon, mutta hukan kitkeminen kannattaa aina. Norsunkin saa syötyä pala kerrallaan. Aloita itsestäsi. Tarkkaile työtapojasi ja kiinnitä huomiota, mihin aikasi työpäivän aikana kuluu. Sähköpostin kirjoittamisen tai palaverin järjestämisen sijaan, saisitko homman hoidettua juttelemalla suoraan avainhenkilön kanssa? Tarvitaanko palaveriin kaikki 8 osallistujaa? Odottavatko nuo 8 osallistujaa, kun tulet paikalle 10 minuuttia myöhässä? Tarvitseeko kaikkien 20 henkilön lukea tämä sähköposti? Voinko tiedottaa asiasta toisin? Raportin vaatimisen sijaan, näenkö itse tarvittavat tiedot toiminnanohjausjärjestelmästä? Teenkö työpäiväni aikana tuotteemme tai palvelumme kannalta välttämättömiä asioita, vai jotain ihan muuta? Tee aloite nykyisen toimintamallinne tarkistamisesta ja toimenkuvien linjaamisesta työkuorman hallitsemiseksi ja hukan poistamiseksi.

Aloitetaan sähläyksenkitkemistalkoot ja näytetään hukalle ovea porukalla!

 

*hukka: kuljettelu, varasto, liike, odotus, virheet ja uudelleen tekeminen, yliprosessointi, ylituotanto, lahjakkuus ja osaaminen